Ti è mai capitato di cercare un preventivo che avevi fatto sei mesi fa e non trovarlo più? O di avere le informazioni di un cliente sparse tra email, WhatsApp, foglietti e file sul computer?
Se la risposta è sì, non sei solo. È il problema più comune che vediamo nelle piccole imprese con cui lavoriamo.
Il risultato? Tempo perso, figuracce con i clienti, e quella sensazione fastidiosa di non avere mai tutto sotto controllo.
La soluzione (che è anche gratuita)
Da un paio d'anni usiamo uno strumento che si chiama Notion. Non è magia, ma ci ha cambiato il modo di lavorare.
In pratica è un'app dove puoi mettere tutto: note, documenti, liste di cose da fare, informazioni sui clienti, progetti. La differenza rispetto ad avere mille file sparsi? Tutto è in un posto solo e collegato.
Cerchi un cliente? Trovi subito i suoi contatti, i lavori che hai fatto per lui, i preventivi, le note delle chiamate. Tutto insieme, in 10 secondi.
Perché ne parliamo
Non vendiamo Notion e non ci guadagniamo nulla a consigliartelo. Lo usiamo noi stessi, funziona, e pensiamo che possa aiutare anche te.
Il piano base è gratuito — per sempre, non è una prova. Per una piccola impresa o un professionista può bastare tranquillamente.
I tre motivi per cui funziona
È semplice da iniziare. Non devi configurare nulla di complicato. Apri, crei una pagina, scrivi. Poi man mano aggiungi quello che ti serve.
Funziona su tutto. Computer, telefono, tablet. Le informazioni si sincronizzano automaticamente. Aggiorni qualcosa dal telefono e lo ritrovi sul PC.
Cresce con te. Oggi sei solo? Va bene. Domani hai un collaboratore? Lo aggiungi. Non devi cambiare strumento ogni volta che fai un passo avanti.
Quando NON fa per te
Diciamolo chiaramente: Notion non è per tutti.
Se hai bisogno di fare fatture elettroniche, gestire la contabilità o funzioni specifiche del tuo settore, ti serve altro. Notion organizza le informazioni, non sostituisce un gestionale.
Se non hai voglia di dedicare qualche ora a capire come funziona, probabilmente finirai per non usarlo. Serve un minimo di impegno iniziale.
Come iniziare (il metodo che consigliamo)
Non cercare di organizzare tutto il primo giorno. Fai così:
- Scegli UNA cosa che oggi ti fa perdere tempo. Esempio: la lista delle cose da fare.
- Usa Notion solo per quella per due settimane.
- Quando diventa automatico, aggiungi qualcos'altro. Magari le informazioni dei clienti.
Meglio usare poco ma tutti i giorni che costruire un sistema elaborato e abbandonarlo dopo una settimana.
In conclusione
Se passi tempo a cercare cose che dovresti trovare subito, vale la pena provare. È gratuito, non richiede competenze tecniche, e nel peggiore dei casi hai perso un'ora.
Nel migliore? Hai trovato un modo per lavorare con meno stress.